コロナ禍をきっかけに、多くの企業がテレワークを導入しました。自由な働き方を提供する一方で、プロジェクトの進捗管理やタスク管理に課題を抱える企業も増えています。
特に、チームメンバーがオフィスにいない状態では進捗管理が難しく、必要な時に必要なコミュニケーションが取りにくい場合もあります。
多くの企業では、進捗管理やタスク管理のためにチャットツールやExcelを活用していますが、これだけではすべてのタスクの進捗を把握し、効率よく管理するのが難しい場合も少なくありません。
今回の記事では、テレワークの進捗管理において直面しがちな課題に対して、どのような方法を取れば解決していくのか、その方法を具体的に掘り下げていきます。
テレワークに移行したことでタスク管理に悩んでいた技術部門のマネージャーAさん
Aさんは、40代の技術部門のリーダーであり、20名ほどのエンジニアチームを率いています。
技術者たちは高度な専門性を持ち、能力を発揮して仕事をしてくれてはいるものの、テレワークに移行してからなぜか仕事の効率が低下し始めたことに悩んでいました。
オフィスでは自然に行われていた情報共有や進捗確認が、リモート環境ではうまく機能せず、メンバーがどの段階で作業に行き詰まっているのかが把握しづらくなっていたのです。
タスクの進捗が停滞し、仕事の優先順位が曖昧なまま進む状況に。
「このままではチーム全体が後退してしまう」と危機感を抱きながらも、リモート環境でどのようにチームを立て直すべきか解決策を探っていました。
テレワークにおけるタスク管理方法の課題
Aさんはまず、テレワークに移行してから発生した課題を一つひとつ確認することに。整理すると主な課題としては、次のポイントが浮かび上がりました。
個々のタスク管理による生産性のばらつき
まずは、メンバーそれぞれが独自にスケジュールやタスクを管理しているため、生産性にムラが生じていることが課題として挙がりました。
一部のメンバーはタスク管理が得意でスムーズに進めている一方で、自己管理が苦手なメンバーはうまくスケジュール管理ができず、締め切り直前に作業が集中してしまい、進捗が滞ることがたびたび起こっていました。
オフィスではメンバーがどのタスクに取り組んでいるのかをすぐに確認でき、雑談レベルでのやりとりから進捗を自然に把握できましたが、リモート環境ではそれが難しくなります。
進捗が遅れている場合や、タスクが詰まっているメンバーがいても、全体の進捗管理が曖昧だったため、誰がどの段階でサポートを必要としているのかが不明確なままでした。
Aさんは、各メンバーが一貫して生産性を維持できるようにするための仕組み作りを考える必要性を感じていました。
タスクの優先順位が曖昧
Aさんの進捗管理の悩みとして、チーム全体のタスクの優先順位が曖昧になってしまうことも問題でした。
オフィス勤務では、直接の対話を通じて緊急度や重要度を把握し、柔軟にタスクの優先順位を調整していたAさん。
しかし、テレワークにおいては全体の進捗が見えにくく、個々のタスクの優先順位が明確に共有されていなかったため、メンバーそれぞれが自己判断で重要だと感じるタスクに取り組んでしまうことが増えていました。
そのため、全体として優先度が高いタスクがあっても適切に認識されず、自分の担当している小規模なタスクに集中してしまうように。
これにより、期日が迫ったタスクを直前に慌てて処理するケースが増えてしまいます。身体的にも精神的にも負担が増えてしまい、チーム全体の効率も著しく低下していました。
Aさんは、優先順位を明確に示し、全員が同じ目標に向かって進めるような仕組みが必要だと感じていました。
タスク確認のための時間が増えてしまい、本業務に支障が
Aさんは、タスクの進捗確認に想定以上の時間が割かれていることに悩んでいました。
メンバーそれぞれが異なるツールや方法で進捗を管理しているため、各々の状況を追うために長時間費やしてしまい、正確な進捗を把握するのも難しくなっていたのです。
メール、チャットツール、Excelなど、情報があちこちに散らばっているため、各メンバーの進捗を確認するたびに複数のツールを開いて経緯を辿る必要がありました。
このような状況では、確認作業だけで一日の大半が終わってしまうこともしばしばあり、マネージャーとしての本来の業務に集中する時間が取れなくなってしまいました。
他にも、せっかくチーム全員を集めてMTGをしても、進捗確認に時間を費やすばかりで問題に対する解決策を話し合う時間が残らないことが多かったのです。
結果として、進捗遅延やタスクの重複が発生し、全体のプロジェクトがスムーズに進まないという悪循環に陥っていました。
業務改善のため、進捗管理ツール「リモシア」を導入
Aさんはテレワークで生じてしまった課題を解決すべく、ツール導入を進めていきました。ツールは、リアルタイムで進捗を共有できる「リモシア」を選択しました。状況に応じて少しずつツール利用を浸透させたことで、次のように課題を解決していきます。
自分たちでタスク管理するため自律性が向上
Aさんはまず、どのメンバーがスケジュール管理が必要なのか、どの段階でつまづいてしまうのか把握すべきだと考えました。
そこで、進捗管理ツール「リモシア」の機能を使い、自分たちでスケジュール管理するよう仕組み化を進めます。
1日の始めにスケジュールを「リモシア」の機能を使って立ててもらい、メンバーそれぞれが今どのタスクに取り掛かっているかを一目でわかるようにしました。
これにより、メンバーは自分で立てたスケジュールを責任を持ってこなせるようになり、自律性を持ってタスクを進めていくようになりました。また、メンバーのタスク管理、スケジュール管理能力も向上していきます。
さらに、メンバーのタスク進捗が一目でわかるようになったことで、自己管理が難しそうなメンバーも把握できるように。そういったメンバーには個別でフォローを入れ、生産性のムラが出ないように工夫をこらしました。
タスク進捗が一覧で確認できるので、優先順位の付け方がスムーズに
Aさんは次に、進捗管理ツール「リモシア」内でタスクの優先順位を可視化し、全員で共有できる仕組みを整えました。
タスクに取り掛かる際には、その都度進捗を共有するようにし、メンバーがそれぞれどのタスクに取り掛かっているかがわかるようにしました。
その結果、各メンバーの進捗やタスクの実行状況がリアルタイムで共有されるため、全体の進行状況を把握しやすくなり、緊急度と重要度を鑑み優先度をつけられるように。
さらに、進行状況の変化に応じた優先順位の調整が容易になり、適切なタイミングでリソースを集中できるようになりました。
タスク確認の時間が削減され、本業務に集中できるように
Aさんは、タスクの進捗はすべて「リモシア」上で記録するように仕組み化し、「リモシア」を見ればタスクの進捗がどうなっているのか一目でわかるようにしました。
その結果、すべてのメンバーの進捗が一覧で確認できるようになり、Aさんを始め、メンバー全員がタスクの状況を把握する時間を大幅に削減できました。
また、「リモシア」上でタスクの経緯も確認できるため、問題が発生した際の原因追求が容易になり、解決までの時間も大幅に減らすことが可能に。
これにより、Aさんはマネージャーとしての本来の業務に、これまで以上に時間を充てられるようになりました。
さらに定期MTGでは、タスク確認は各々で事前に「リモシア」を見て確認を済ませておき、MTG内では重要なポイントだけを確認する形に変更。
その結果、進捗確認に費やす時間が大幅に短縮され、メンバーそれぞれが抱える本質的な問題に時間を割けるようになりました。
タスク管理ツール「リモシア」を導入したことで生産性向上に貢献
Aさんのチームは、タスク進捗ツール「リモシア」の導入と仕組み化により、テレワーク環境でのタスク管理が大幅に改善されました。
タスクの進捗がリアルタイムで可視化されることで、各メンバーの業務状況が把握しやすくなり、管理者としての不安も軽減。進捗確認の時間が減ったことで本業務に集中する時間も増加しました。
さらに、タスクの優先順位が明確になり、チーム全体で効率的に業務を進めることが可能になりました。
また、タスク確認を事前に済ませられるので、MTG内の進捗確認の時間が短縮。その分をメンバー間の意見交換や、本質的な問題解決の議論に充てられるようになりました。
これらの施策を通じて、Aさんが抱えていた数々の課題が解決され、テレワーク環境に移行しても生産性を保てるような仕組みを構築できました。
テレワークにおけるタスク管理の課題解決は「リモシア」で
多くの企業でテレワークの導入が進んでいますが、チームの進捗管理やコミュニケーションがうまくいかないという声が増えています。
上記で取り上げたように、どれだけ優秀なチームでも、適切なツールがなければパフォーマンスが低下してしまうことがよくあります。
またタスク管理を複数のツールで管理してしまうと、複雑なプロジェクトの進行状況を一元的に把握するのが難しく、進捗や経緯の確認に大幅な時間を取られることも。
進捗管理ツール「リモシア」は、自分たちでスケジュールを立て、それを一覧で共有できるツールです。
リアルタイムで進捗を可視化し、各メンバーがどのタスクに取り組んでいるかを一目で確認できます。
もし、あなたのチームでも同じような課題を抱えているなら、ぜひリモシア導入をご検討ください。
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