テレワークが普及する中、勤怠管理の手間とストレスが大きな課題となっています。しかし、「どのように勤怠管理を効率化すれば良いのか分からない」という方も多いのではないでしょうか。
本記事では、テレワークでの勤怠管理が難しい理由や、自動化によって得られるメリット、さらに自動化に必要な機能について解説します。
また、勤怠管理ツールの選び方や勤怠管理を自動化できるツール「リモシア」も紹介しますので、ぜひ参考にしてください。
テレワークでの勤怠管理が難しい理由
オフィスでの管理と異なり、テレワークでは社員同士のお互いの労働状況が把握しづらいです。
ここでは、テレワークでの勤怠管理が難しい理由について、以下の2つの観点から解説します。
コミュニケーションをとりづらい
労働時間が見えない
コミュニケーションをとりづらい
テレワークでは、直接顔を合わせる機会が減るため、社員同士のコミュニケーションが難しくなります。
たとえば、ちょっとした質問や確認事項でも、メールやチャットでやり取りすることが増え、素早く解決できません。
これにより、業務の進行が遅れたり、誤解が生じたりするリスクが高まります。とくに、勤怠報告や業務進捗の共有が滞ることで、管理者にとっても部下の労働状況を把握するのが一層難しくなります。
労働時間が見えない
テレワークでは、社員やチームメンバーの労働時間を正確に把握しづらいです。
たとえば、オフィス勤務では出退勤時にタイムカードを打刻することで労働時間を管理できますが、リモート環境では難しいでしょう。自宅などオフィス以外のリモート環境により、勤務開始時間や終了時間が曖昧になりがちです。
その結果、残業時間や休憩時間が正確に記録されず、労働時間の管理が不十分になります。このような状況は、社員の過労や生産性の低下を招くリスクがあります。
テレワークで勤怠管理を自動化することで得られる3つのメリット
勤怠管理を自動化することで、テレワークにおける多くの課題を解決できます。
ここでは、自動化によって得られる以下の3つの主なメリットについて解説します。
手動入力の手間から解放される
労働時間を正確に把握できる
コミュニケーションがスムーズにとれる
手動入力の手間から解放される
勤怠管理を自動化することで、手間のかかる手動入力から解放されます。
たとえば、毎日の出退勤時間を手作業で記録し、エクセルやシステムなどに入力しているケースは、時間と労力がかかりミスも発生しやすいです。テレワークの場合は、チャットなどで毎日、上司に勤務開始、勤務終了の連絡を入れているケースもあるでしょう。
しかし、勤怠管理を簡略化できると、出退勤の打刻が自動で行われたり、ボタンひとつで登録できたりするので、日々の煩わしい報告が必要なくなります。
結果として、社員は本来の業務に集中でき、管理者も部下にわざわざ確認する手間も省けます。
労働時間を正確に把握できる
出退勤の報告をツールなどで簡略化することで、社員の出退勤時間がリアルタイムで正確に記録されます。
また、業務時間の自動集計により、残業時間や休憩時間、各プロジェクトにかかった工数も正確に管理できます。
このように、正確なデータをもとに労働時間を把握することで、適正な労務管理を実現し、法令順守や効率的なプロジェクト推進につなげられるでしょう。
コミュニケーションがスムーズにとれる
勤怠管理を自動化することで、社員同士のスムーズなコミュニケーションにもつながります。
たとえば、自動化されたシステムなら、労働時間や業務の進行状況がお互いにリアルタイムで共有されるので、情報の行き違いが減るでしょう。
これにより、管理者は最新のデータをもとに的確な指示を出しやすくなり、社員もすぐに対応できます。また、勤怠データや工数が自動で更新されるため、無駄な確認作業や報告が減り、業務に集中したコミュニケーションが取れるでしょう。
勤怠管理を自動化するために必要な機能とは
勤怠管理を自動化することで業務を効率化するためには、重要な機能をいくつか抑える必要があります。
ここでは、効率的な勤怠管理を実現するための以下の機能を3つ紹介します。
出退勤の入力を簡略化できる
業務時間を自動で記録し、工数を集計する
リアルタイムで業務状況を共有できる
出退勤の入力を簡略化できる
出退勤の入力が簡単になると、社員の負担が大幅に軽減されます。
たとえば、スマートフォンやパソコンからワンクリックで出退勤を記録できるシステムを導入することで、手間が省けます。この機能を利用すれば、タイムカードを押すためにオフィスに行く必要もなく、どこからでも簡単に打刻が可能です。
さらに、打刻データが自動で集計されるため、管理者は正確な出退勤情報をリアルタイムで確認できます。これにより、労働時間の見える化が進み、管理業務も効率化されるでしょう。
業務時間を自動で記録し、工数を集計する
業務時間を自動で記録して工数を集計する機能は、作業の見える化に役立ちます。
たとえば、プロジェクトごとにかかった時間を自動で記録できれば、手動による記録ミスや記録忘れが減るでしょう。これにより、どのタスクにどれだけの時間が費やされたかが明らかになります。
また、社員が自分でレポートを作成する手間をかけることなく、集計されたデータは簡単に出力できるでしょう。
結果として、管理者は各社員からデータを集めることなく、プロジェクトの進行状況や効率をリアルタイムで把握し、リソースを的確に配分できます。
リアルタイムで業務状況を共有できる
業務状況をリアルタイムで共有できると、チーム全体の連携が強化されます。
たとえば、各社員の作業進捗がリアルタイムで可視化されると、管理者はすぐに状況を把握できます。
また、チームメンバー同士も互いの状況を把握しやすくなるため、協力や調整がスムーズに行えるでしょう。
テレワークで勤怠管理ツールを選ぶポイント
より良いテレワーク環境をつくるためには、適切な勤怠管理ツールの選定が重要です。
ここでは、テレワークでの勤怠管理ツールを選ぶ際に注目すべき以下の3つのポイントを紹介します。
導入前にトライアルを実施して評価する
他システムと連携できる
操作が簡単で、ユーザーに負担がかからない
導入前にトライアルを実施して評価する
無料トライアル期間を利用し、社員全員が問題なく使えるかどうかを確認することで、導入後のトラブルを未然に防げます。
また、トライアルを通じて、操作性や機能の使い勝手を実際に体験することで、自社のニーズに合ったツールかどうかを評価できます。
このように、事前にトライアルすることで、最適な勤怠管理ツールを選定する判断基準となるでしょう。
他システムと連携できる
勤怠管理ツールを選ぶ際には、既存のシステムとスムーズに連携できることが重要です。
たとえば、給与計算システムやプロジェクト管理ツールとの連携が可能であれば、データの二重入力や手動でのデータ移行が不要になります。これにより、業務効率が向上し、エラーのリスクも減るでしょう。
また、API連携が豊富なツールを選ぶことで、将来的なシステム拡張にも柔軟に対応できます。
このように、他のシステムと簡単に連携できるツールを選ぶと、全体の業務がスムーズに進み、効率がアップします。
操作が簡単で、ユーザーに負担がかからない
直感的なインターフェースのツールなら、社員がすぐに使いこなせるため、トレーニングの時間やコストを大幅に削減できます。
さらに、複雑な操作が不要なため、毎日の勤怠入力がスムーズに行え、ストレスも軽減されるでしょう。
このように、誰でも簡単に操作できるツールを選ぶことで、管理者や社員の負担を減らし、業務効率が上がります。
勤怠管理なら「リモシア」がおすすめ！快適なテレワークへ
多くの企業がテレワークを導入し、勤怠を正確に管理できない課題を抱えています。この課題を解決できる、おすすめの業務可視化ツールが「リモシア」です。
「リモシア」は、単なる勤怠管理に留まらず、テレワークにおける多くの課題を解決し、快適な働き方をサポートしてくれます。
まず、スマートフォンのアプリやパソコンから簡単に出退勤を打刻できる機能は、場所を選ばずに使えるため便利です。また、1日の業務時間を4段階で色分けし、アラートする機能も搭載されており、残業の抑制に役立ちます。
さらに、リモシアは各社員の業務進捗をリアルタイムで可視化し、チーム全体の状況を把握できるため、コミュニケーションをスムーズにとれます。フレックスタイム制やリモートワークなど、多様な働き方にも対応しており、柔軟な働き方をサポートしてくれるでしょう。
リモシアを導入することで、勤怠管理などの管理業務の工数を削減し、プロジェクトに集中できるため、従業員の満足度も上がります。
「リモシア」は最大5名まで／期間1か月間の無料トライアルを承ります。テレワークでお困りの方は、「リモシアの無料トライアル」をご検討ください。
まとめ
勤怠管理を自動化することで、手動入力の手間から解放され、業務時間の見える化が実現します。テレワークを効率化するためには、コミュニケーションをスムーズにし、正確に労働時間を把握することが必須でしょう。
本記事で紹介した「リモシア」は、簡単な打刻機能やリアルタイムの進捗管理、残業時間の自動計算など、多彩な機能でテレワークの課題を解決します。
ぜひ、快適なテレワーク環境構築のために、「リモシア」の活用を検討してください。
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