また、工数管理でおすすめのツール「リモシア」も紹介します。ハイブリッドワークの工数管理にお困りの方は、ぜひ参考にしてください。
ハイブリッドワークとは？採用する企業が増えた背景
ハイブリッドワークとは、テレワークとオフィス勤務を組み合わせた働き方です。従業員は自分の状況や業務内容に合わせて、オフィスに出勤したり、自宅やコワーキングスペースなどからリモートで勤務したりできます。
ハイブリッドワークを採用する企業が増えた背景には、新型コロナウイルスの影響、デジタル技術の進化、そして従業員がより良いワークライフバランスを求めるようになったことが挙げられます。
このような背景から業務効率を向上させつつ、従業員の満足度も高められるハイブリッドワークを採用する企業が増えました。
ハイブリッドワークの3つの課題
ここでは、ハイブリッドワークを導入する際に発生する3つの課題を解説します。
従業員やチームメンバーの進捗が見えない
自己申告の信頼性が乏しくなる
正確な工数の記録が難しい
これらの課題を理解し、適切な対策を講じることで、ハイブリッドワークをよりスムーズに導入できるでしょう。
従業員やチームメンバーの進捗が見えない
ハイブリッドワークでは、従業員同士のコミュニケーションが不足しがちです。オフィス勤務とリモート勤務が混在するため、顔を合わせる機会が減り、自然なコミュニケーションも減ってしまいます。
これにより、誰がどのタスクにどれだけの工数をかけているのか見えず、進捗の遅れに気づくのが難しくなります。結果、プロジェクト自体が失敗してしまうこともあるでしょう。
自己申告の信頼性が乏しくなる
リモートワークでは、従業員がそれぞれ別の環境で作業しており、作業時間や進捗状況の自己申告が増えがちです。しかし、その正確性を確認する手段が不足している企業も多いでしょう。
たとえば、自己申告が不正確だと、プロジェクト全体の工数管理が難しくなり、予算超過や納期遅延の原因となることがあります。とくに、自己申告の際に意図的でない誤りや、無意識の過少報告・過大報告が発生するリスクも高まるでしょう。
このような状況では、チーム全体の信頼関係が揺らぎ、プロジェクトの成功に向けた一体感が損なわれる可能性もあります。
正確な工数の記録が難しい
オフィス環境では、作業時間や中断時間を従業員同士、お互いに把握できますが、リモート環境ではその管理が難しいです。たとえば、予期せぬ作業の中断が発生したり、離席などがあったりすると、工数を正確に記録できません。
また、リモートワークでは自己管理が求められ、従業員が作業時間を自分で正確に記録する必要があります。しかし、主観が入りやすく、無意識の誤差が発生するリスクが高まります。
これにより、プロジェクト全体の工数管理が不透明になり、リソースの配分やスケジュールの調整が困難になるでしょう
ハイブリッドワーク時代の工数管理とは？
ハイブリッドワークが普及する現代、効率的な工数管理が求められています。ここでは、ハイブリッドワークと工数管理の関係性について、以下の2つのポイントを解説します。
工数管理が必要な理由
効果的に工数管理するポイント
工数管理が必要な理由
効率的に業務を運用するためには、工数管理は欠かせません。とくにハイブリッドワーク環境下では、従業員が異なる場所で働くため、誰が何をどれだけの時間で行っているかを把握することが難しくなります。
だからこそ、正確に工数管理することで、無駄な作業や時間を削減し、生産性を向上させる必要があります。
効果的に工数管理するポイント
ハイブリッドワーク環境で工数管理を効果的に行うためには、以下のポイントをおさえることが重要です。
正確な時間記録
各タスクにかかった時間を正確に記録する。
業務内容の可視化
誰がどの業務を行っているのかを見える化する。
データ分析
記録したデータを分析する。
コミュニケーション
チームメンバーや上司とのコミュニケーションを取る。
次に、これらのポイントをおさえて工数管理することで得られるメリットについて見ていきましょう。
ハイブリッドワークで工数管理することで得られる3つのメリット
ここでは、ハイブリッドワークで工数管理することで得られる3つのメリットを紹介します。
生産性が向上する
透明性を確保できる
コストを管理しやすくなる
生産性が向上する
工数管理を正確に行うことで、従業員一人ひとりの生産性が上がります。
たとえば、工数管理の記録ツールを使えば、自分がどのタスクにどれだけの時間を使っているかが一目瞭然です。これにより、無駄な時間を減らし、自分自身の判断で効率よく仕事を進められるでしょう。
また、上司やリーダーにとっても、工数管理は大きな助けになります。部下の進捗状況をリアルタイムで把握できるので、どこでサポートが必要かすぐにわかります。その結果、適切な指示が可能です。
さらに、工数データをもとにチーム全体の業務プロセスを見直すこともできます。無駄な作業を減らし、プロジェクト全体の効率をアップさせられるので、工数管理は、従業員個人もチーム全体も生産性を高めるために必要です。
透明性を確保できる
工数管理すると、誰がどの業務をどれだけの時間で行っているのかが明確にわかります。この透明性が確保されることで、従業員同士がお互いの働きぶりを理解し合い、チームワークが強化されます。
たとえば、上司は見える化された工数データをもとに、誰がどのプロジェクトにどれだけ貢献しているかを把握できるので、各人の適切な評価が可能です。
記録に基づいて正確に評価されることで、個人のモチベーションが上がり、チーム全体のパフォーマンス向上にもつながるでしょう。
コストを管理しやすくなる
各業務にどれだけの時間と費用がかかっているのかを見える化することで、プロジェクトのコストを正確に把握し、予算オーバーを防げます。
たとえば、プロジェクトの進捗状況やコスト発生状況をリアルタイムで確認することで、予算が超過するリスクを早めに察知して、適切な対策を取れるでしょう。
また、工数データをもとに業務プロセスを見直すことで、無駄なコスト削減も可能です。これにより、プロジェクト全体のコスト管理を効率的に進められます。
ハイブリッドワークを効率的に実現する方法
ここでは、ハイブリッドワークを効率的に実現する方法を3つ紹介します。
専門ツールを活用する
コミュニケーションツールを導入する
透明性の高い報告体制を作る
専門ツールを活用する
ハイブリッドワークに適したシステムやツールを使うことで、工数の正確な記録と分析が容易になります。
たとえば、このようなツールは、タスク管理機能や時間記録機能、進捗管理機能、レポート機能などが搭載されているケースが多いです。これらの機能を使うことで、従業員一人ひとりの業務効率を高めることが可能です。
システムやツールを導入することで、ハイブリッドワーク環境下での業務をスムーズに進められるでしょう。
コミュニケーションツールを導入する
ハイブリッドワークでは、従業員同士のコミュニケーションが難しいです。だからこそ、コミュニケーションを簡単にするためのツールを導入することが重要です。
たとえば、チャットツール、ビデオ会議ツールなどのコミュニケーションツールはもちろん、各自が「離席中」「休憩中」など、どのような状況なのか簡単に伝えられるのも効果的でしょう。
これにより、従業員同士が気軽にやり取りでき、情報共有がスムーズになるため、コミュニケーションを活性化させられます。
透明性の高い報告体制を作る
オフィスでは従業員同士が顔を合わせるため、上司やチームメンバー間の報告が簡単です。ハイブリッドワークにおいてもオフィス勤務と同様に、常に最新の業務報告をできる体制をつくることが重要です。
まずは、業務報告のルールを明確にしましょう。たとえば、「誰が」「何を報告し」「誰がその報告を承認するのか」などのルールを決めるのもよいでしょう。どの情報をどのように報告するのかを決めておくと、情報伝達の混乱を防げます。
これらを実現するためには、ツールの活用をおすすめします。これにより、従業員はいつでもどこでも上司や同僚に報告でき、情報をリアルタイムで共有できるでしょう。
ハイブリッドワークの工数管理なら「リモシア」がおすすめ
ハイブリッドワーク環境での工数管理を効率化したいなら、「リモシア」が最適です。
「リモシア」は、従業員一人ひとりの業務状況をリアルタイムで把握できるため、マネージャーの管理業務を大幅に軽減します。具体的には、各従業員のタスクのステータス（開始待ち、実施中、サスペンド中、実施完了など）をリアルタイムで確認可能です。
また、マネージャーは自分が管理するプロジェクトに絞って、プロジェクトメンバーの各タスクにかかった工数を閲覧できるため、適切に指示するための助けとなります。
さらに、従業員にとっても大きなメリットがあります。出退勤や中抜け、休憩、タスクの開始などボタンひとつで業務報告ができるため、チャットなどのツールで報告したり、工数を計算したりする手間も省け、業務効率がアップします。「
まとめ
ハイブリッドワークでの工数管理は、効率的に業務を続けるために欠かせません。
工数管理を適切に行うことで、生産性の向上や透明性の確保、プロジェクト管理の改善が期待できます。また、透明性の高い報告体制を整えることで、チーム全体の連携も強化されます。
本記事で紹介した「リモシア」を活用することで、マネージャーの状況把握や従業員の報告をスムーズにし、全体の業務効率を大幅に向上させられます。
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